Šta je EDI integracija i kako to učiniti da radi za vas?

Možda već koristite EDI kao način da ubrzate svoju poslovnu komunikaciju i automatizujete svoje ključne procese, ali da li ste znali da integracijom EDI rešenja možete doneti još više koristi svojoj kompaniji? Želite da znate kako? Čitajte dalje…


Doba dugotrajne papirologije i ručnog prekucavanja informacija je odavno prošla. Digitalizacija je tu da nam pomogne da ubrzamo isporuku informacija, pojednostavimo poslovanje i smanjimo rizik od ljudske greške. Moderna preduzeća sada komuniciraju direktno preko specijalizovanih sistema zvanih EDI (Electronic Data Interchange) i velike kompanije očekuju da se manje kompanije prilagode i usvoje. Bez obzira da li ste iskusan korisnik EDI ili nemate pojma šta EDI zaista znači, možete iskoristiti prednosti digitalizacije.


U ovom blogu ćemo objasniti kako EDI integracija funkcioniše u praksi, na osnovu sopstvenog iskustva sa preduzećima iz različitih industrija. Takođe ćemo dati odgovore na neka od uobičajenih pitanja koja ljudi obično postavljaju kada je u pitanju EDI integracija, kao što su: Da li moram da konvertujem sve svoje dokumente u isti format, nešto poput EDIFACT-a? Šta ako moj partner koristi potpuno drugačiji sistem? Kako ću napraviti tranziciju? Da li će ovo koštati bogatstvo?


Efikasna digitalizacija vam može pomoći da postanete idealan poslovni partner, pa prvo da vidimo šta EDI znači i po čemu se razlikuje od EDI integracije.


Šta je EDI (elektronska razmena podataka)?

Elektronska razmena podataka je način razmene poslovnih dokumenata – kao što su porudžbine, pošiljke i fakture – kao elektronskih ili digitalnih dokumenata umesto fizičkih, papirnih dokumenata između dva poslovna partnera. Ovi partneri mogu biti vaši dobavljači, kupci, vladine ili finansijske institucije – zaista svako sa kim se povežete. To je u suštini način automatizacije ključnih poslovnih procesa, tako da više ne morate ručno da unosite podatke i onda možete da iskoristite to dodatno vreme da se fokusirate na druge, važnije stvari.


Sama tehnologija nije nova po konceptu, jer postoji već više od 50 godina. Međutim, način na koji se ova tehnologija danas primenjuje značajno je evoluirao. U prošlosti, svi EDI sistemi su bili interni, on-premise, što je značilo da su bili prilično skupi i da je potrebno da imate specijalizovano IT odeljenje za održavanje i pokretanje sistema. Ovo ćemo detaljnije objasniti u odeljku Tipovi EDI integracije, u nastavku.


Na sreću, moderna tehnologija nam je od tada omogućila da ceo proces prebacimo u oblak, što znači da vaše EDI rešenje može biti neverovatno fleksibilno, prilagodljivo vašim promenljivim poslovnim potrebama i mnogo lakše i isplativije za korišćenje nego u prošlosti.


EDI više nije samo za velike kompanije koje svakodnevno prenose velike količine podataka – mala i srednja preduzeća (SMB) mogu iskusiti ogromne prednosti od pametne EDI integracije, a uz svo vreme i novac koje će vaše preduzeće uštedeti nakon implementacije EDI, možda ćeš se na kraju pridružiti velikim momcima. Odlična polazna tačka za B2B integraciju i kako ona može pomoći vašem poslovanju je naš blog post koji detaljno objašnjava ovu temu.


Šta je EDI integracija?

Dakle, šta se dešava kada integrišete svoj EDI, za razliku od toga da ostanete sa neintegrisanim EDI sistemom?


Tradicionalni pristup EDI bi bio da se imaju odvojene veze od tačke do tačke sa različitim partnerima i za različite potrebe. Trebalo bi da imate odvojene aplikacije, a to bi predvidljivo rezultiralo velikom složenošću tokom vremena kako je broj veza postajao sve veći. Svim ovim bi morao da upravlja vaš IT tim (koji bi, umesto toga, mogao da troši svoje vreme radeći druge korisne stvari.)


S druge strane, integracija EDI-ja je mnogo bolje rešenje od samostalnog EDI-ja, jer konsoliduje sve ove pojedinačne procese na jednom mestu. Sa integrisanim EDI, zaista možete da pojednostavite svoje poslovne operacije, brzo i lako razmenjujući sve važne dokumente sa različitim partnerima. A najbolji deo je – vi i vaši partneri ne morate da koristite iste sisteme i formate dokumenata. Možete nastaviti da koristite one koje imate ili preferirate, a vaš softver za EDI integraciju će ih konvertovati i prevesti tako da ih obe strane mogu lako koristiti. EDI integracija je pogodna za mnoge različite industrije, kao što su proizvodnja, veleprodaja i distribucija, hrana i piće, transport i logistika, da spomenemo samo neke.


Vrste EDI integracije

Ovde ćemo identifikovati tri tipa EDI integracije kako biste znali koji da odaberete kada odlučite da implementirate EDI u svoje poslovanje.


Direktna tradicionalna EDI integracija

Direktna integracija je veza od tačke do tačke koju smo već spomenuli. To je interno, lokalno rešenje koje povezuje vaš ERP

(Enterprise Resource Planning) softver i vaše poslovne partnere koristeći određeni protokol.


To je nasleđe velikih korporacija sa hiljadama transakcija dnevno i sa dovoljno resursa da pokriju troškove održavanja sistema.


Indirektna EDI integracija

Indirektna EDI integracija se odnosi na metod povezivanja i razmene dokumenata za elektronsku razmenu podataka (EDI) između trgovinskih partnera preko posrednika ili pružaoca usluga treće strane. Umesto uspostavljanja direktne veze između sistema dva trgovinska partnera, posrednik deluje kao prevodilac ili fasilitator, prima i obrađuje EDI dokumente u ime trgovinskih partnera i stavlja ih na raspolaganje odgovarajućim partnerima u ispravnom formatu.

Indirektna EDI integracija je najpogodnija za mala i srednja preduzeća koja traže jednostavnost i rešenja bez problema.

Hibridna EDI integracija 

Kao što ime kaže, ovo je vrsta integracije koja kombinuje direktnu i indirektnu integraciju. Možete zadržati neke od svojih direktnih veza sa određenim klijentima – na primer ako već imate direktnu EDI vezu sa velikim klijentom i uspostavili ste standardizovani protokol koji ne želite da menjate – i premestite svu drugu komunikaciju na indirektno rešenje koje je fleksibilnije.


Ovo je najpogodnije za preduzeća koja žele da neke procese zadrže pod sopstvenom direktnom kontrolom, ali takođe znači da morate da uložite više vremena i novca u svoje EDI rešenje.


Prednosti EDI integracije

Ako ste preduzeće koje razmenjuje dokumente sa poslovnim partnerima, možete imati koristi od EDI integracije. Svako preduzeće može uživati u univerzalnim prednostima EDI integracije, kao što su:


smanjena potreba za ručnim unosom podataka

mala šansa za grešku (bez slučajno dodatih nula ili propuštenih datuma)

uvid u poslovne procese u realnom vremenu

poboljšana saradnja sa partnerima

dugoročne uštede vremena i novca

poboljšana poslovna efikasnost.

Pogledajmo sada neke specifične prednosti za naše klijente koji koriste REDOK usluge, u zavisnosti od veličine njihove kompanije i nivoa digitalizacije sa svojim partnerima.

ERP korisnici u odnosu na korisnike koji nisu ERP 

Mnoge kompanije koriste sistem za planiranje resursa preduzeća (ERP) za slanje dokumenata kao što su narudžbenice, fakture i potvrde o isporuci svojim partnerima. Integrisano EDI rešenje će učiniti vaš ERP sistem još efikasnijim, pružiti dodatne pogodnosti, a dobra vest je da nije potrebno direktno prilagođavanje vašem postojećem ERP sistemu. Ne morate ništa da menjate u svom sistemu jer se naše rešenje prilagođava vama.


Nudimo Enterprise EDI kao osnovnu osnovu, ali povrh toga možemo da obezbedimo pristup intuitivnom Web EDI Portalu za dobavljače.

To znači da čak i ako vaši partneri nemaju ERP sistem ili ga nije moguće prilagoditi, oni i dalje mogu da vam šalju dokumente i da vam pomognu u vezi sa vašom EDI integracijom. Samo treba da odu na WEB EDI Portal za dobavljače, otvore dokument u bilo kom pretraživaču i kreiraju sve potrebne dokumente koje će vam poslati.


Neki partneri mogu izraziti početnu zabrinutost kada pređu na novi način poslovanja, ali u praksi smo svedoci da brzo shvataju koliko je bolje i jednostavnije raditi sa pouzdanim EDI sistemom integracije.


Enterprise vs SMB 

Kao što smo već spomenuli, i velika i mala preduzeća mogu imati koristi od EDI integracije. U slučaju velikih kompanija, EDI integracija omogućava mnogo jednostavniju komunikaciju sa manje direktnih veza, organizovanu i centralizovanu lokaciju za bolju vidljivost poslovnih procesa, lakšu adaptaciju i veću fleksibilnost i manje održavanja postojećih EDI sistema.


Mala i srednja preduzeća bez prethodnog EDI rešenja mogu značajno da ubrzaju sve, od pronalaženja najboljeg i najpovoljnijeg dobavljača do bržeg primanja uplata zbog brže obrade faktura, što je samo po sebi neposredna korist. Manje izgubljenog vremena = više zarađenog novca. Takođe, vrlo je lako uključiti svoje partnere u ovaj proces jer je to potpuno besplatno za njih pomoću našeg portala za dobavljače. I nije potrebno nikakvo prethodno znanje – sve je potpuno intuitivno i uvek nam se možete obratiti za pomoć i savet.


Kako funkcioniše EDI integracija?

Za uspešnu integraciju, prvi korak je da organizujete svoje poslovne procese, jer ne možete da automatizujete nešto bez detaljnog definisanja ovih procesa. Zatim bi trebalo da komunicirate sa svojim partnerima i objasnite prednosti za obe strane. Sa svojim partnerima definišete protokol i format dokumenta za uvoz i izvoz, a platforma vrši neophodna prilagođavanja.


Slučaj upotrebe EDI integracije – lako uključivanje partnera

Hajde da pogledamo primer klijenta koji je već koristio EDI, ali je imao poteškoća da se uključi u nove partnere.


Ovaj klijent je koristio zastareli EDI sistem koji je održavao i konstruisao profesionalni IT tim. To je značilo da kad god žele da se povežu sa novim partnerom, treba da imaju IT stručnjaka da kreiraju i dodaju novu vezu od tačke do tačke svom postojećem lokalnom EDI sistemu. Ovo je bio komplikovan proces koji je koštao novac, zahtevao je vreme za implementaciju i nije bio posebno jednostavan za korišćenje.


Klijent je odlučio da migrira svoj EDI u oblak da bi dobio veću skalabilnost i smanjio ulaganja u IT infrastrukturu. Nakon EDI integracije, sada mogu da dodaju nove partnere bez ikakvih troškova, u poređenju sa prethodnim scenarijem koji je zahtevao ulaganja svaki put. Osim toga, preduzeća vole da sarađuju sa preduzećima koja nude jednostavna rešenja, pa je EDI integracija i ovog klijenta učinila konkurentnijim i atraktivnijim.


Moderna EDI integracija je dizajnirana da se razvija sa vama i prilagođava se vašim potrebama. Preduzima se imajući u vidu budući razvoj i neće prestati da pruža podršku kada sistem zastari ili pokvari, kao što je slučaj sa sve većim brojem prodavaca starih sistema. Sa EDI integracijom, spremni ste za budućnost i u mogućnosti ste da budete pouzdan partner potreban vašim partnerima.


Pomozite nam da vam pomognemo da razvijete svoje poslovanje i da se pozicionirate na čelu grupe. Tu smo da odgovorimo na sva vaša pitanja i nedoumice, da vas podržimo u vašoj tranziciji i da vam pomognemo da na najbolji način iskoristite svoju EDI integraciju.


Optimizujte odnose sa dobavljačima da biste se zaštitili od uskih grla u snabdevanju