Saznajte o najčešćim EDI transakcijama, šta su i kako funkcionišu. Saznajte zašto vam je potreban dobar EDI Gateway (Pristupnik) i kako on radi svoj posao.
Elektronska razmena podataka se koristi za prevođenje i prenos poslovnih informacija između dve strane elektronskim putem, na primer, kada kupac pošalje nalog za kupovinu prodavcu. Da biste uspešno obavili ovu komunikaciju, postoje neki standardi i protokoli kojih se vi i vaš partner morate pridržavati. Standardi će se razlikovati u zavisnosti od toga gde se nalazite i u kojoj industriji poslujete. Srećom, ne morate da znate mnogo o standardima i protokolima jer postoje posebni pružaoci usluga koji rade sav težak posao umesto vas. U ovom članku ćemo objasniti šta su EDI.
Transakcije, šta sve ti kodovi znače i zašto je važno koristiti EDI Gateway (EDI Pristupnik).
Da biste počeli da koristite ovu tehnologiju u svoju korist, nisu potrebna posebna znanja. Sve što treba da uradite je da izvezete dokument u navedenom formatu i pošaljete dokumente na vaš EDI Gateway (Pristupnik), a zatim softver obavi posao prevođenja u format koji je čitljiv za ERP sistem primaoca. Dakle, prvi korak, hajde da bliže pogledamo šta je tačno EDI Gateway (EDI Pristupnik).
Šta je EDI Gateway (Pristupnik)?
EDI Gateway (EDI Pristupnik) je u suštini softver koji omogućava uspešnu elektronsku komunikaciju – ili razmenu dokumenata – između poslovnih partnera, koristeći odgovarajući EDI standard.
Da pojasnimo, radi se o međusobnoj vezi između javnih ili privatnih mreža, omogućavajući prenos dokumenata u EDI formatu preko više mreža.
Vaš EDI Gateway (Pristupnik) može da prevodi formate dokumenata iz jednog ERP sistema u drugi, što znači da deluje kao posrednik između dva sistema koji govore drugačijim jezikom – slično kao što ljudski prevodilac omogućava komunikaciju između ljudi koji govore različite jezike. Ovde je takođe važno napomenuti da iako ponekad možete da komunicirate direktno sa drugim ERP sistemom, komunikacija preko EDI Gatewaya je mnogo bolja opcija, pošto mrežni prolazi pružaju više komunikacionih kanala od pojedinačnih ERP sistema. Ovo je važno jer komunikacijske opcije vašeg ERP-a mogu biti ograničene i zavisiće od vaše zemlje ili industrije, dok EDI Gateway (Pristupnik) može da premosti te razlike i omogući laku komunikaciju između zemalja i industrije.
Šta su EDI transakcije?
EDI transakcije su standardizovani elektronski poslovni dokumenti koje vaš EDI Gateway (Pristupnik) može da koristi. Najčešći tipovi EDI transakcija – ili dokumenata – koje koriste sve industrije su narudžbenice (POs) i fakture. Svaki EDI transakcijski dokument mora da sadrži neke ključne podatke, u skladu sa odgovarajućim EDI zahtevima. Bez toga bi EDI dokument postao beskoristan. Jednostavnije rečeno, da bi nalog za kupovinu bio valjan (i koristan) EDI transakcija, mora da sadrži podatke kao što su tipovi, količine i šifre naručenih artikala, kao i jedinstveni identifikatori pošiljaoca i primaoca – strane, kome se prenosi EDI poruka ili skup transakcija. I, naravno, svi ovi podaci moraju biti smešteni na pravo mesto u dokumentu kako bi sistemi mogli da pristupe informacijama. Da bi se proces još više olakšao i ubrzao, svakom dokumentu (transakcija) se dodeljuje specifična šifra transakcije tako da sistem koji ga primi može odmah da ga prepozna.
Šta je EDI standard i njegov značaj?
Za efikasno obavljanje EDI transakcija koristeći standardizovani format, potreban je EDI standard. Kao što smo već spomenuli, EDI standardi su obično povezani sa vašom lokacijom i industrijom. Ali zapamtite – vaš EDI Gateway (Pristupnik) može lako da se prevodi između različitih standarda i industrija, tako da ne brinite ako se vaši partneri nalaze širom sveta i koriste različite standarde. Važnost EDI standarda je u tome što on definiše pravila kako EDI dokumenti – EDI transakcije – treba da budu formatirani i interpretirani. On određuje tačnu lokaciju i ispravan redosled jedinica podataka u bilo kojem EDI dokumentu. To je kao pravilnik za EDI transakcije. Ispunjavanje EDI standarda obezbeđuje potpun i precizan EDI prenos. Ako ste ikada slali novac u inostranstvo, čak i kao privatno lice, možda ste već upoznati sa veoma uobičajenim bankarskim standardom koji se zove SWIFT. Evo još nekih uobičajenih standarda.
ANSI X12
ANSI - Američki nacionalni institut za standarde. Kroz svoje akreditovane komitete za standarde, održava standarde za sve primene tehnologije i mehanike za američku industriju.
X12 je skraćenica za Američki nacionalni institut za standarde i prvobitno je kreiran kao standard za korišćenje od strane severnoameričkih preduzeća u mnogim industrijama. Ovaj EDI jezik se trenutno koristi širom sveta, uprkos tome što je Severna Amerika i dalje glavni region njegove upotrebe.
EDIFACT
EDIFACT – Elektronska razmena podataka za administraciju, trgovinu i transport je takođe međunarodni standard za strukturiranje poruka elektronske razmene podataka. Obezbeđuje skup standardizovanih formata poruka koji olakšavaju razmenu poslovnih dokumenata, kao što su narudžbenice, fakture i obaveštenja o otpremi, između različitih organizacija i računarskih sistema.
Ovaj multinacionalni i multiindustrijski EDI jezik se široko koristi u Evropi, posebno u maloprodajnom sektoru, koji ga je prvi koristio. Vremenom se njegova primena proširila na industrije kao što su građevinarstvo, logistika i zdravstvo.
Tradacoms
Tradacoms je EDI standard koji je bio preteča EDIFACT-a. Danas se ne koristi mnogo van maloprodajnog tržišta u Velikoj Britaniji.
UBL
Univerzalni poslovni jezik (UBL) je globalni standard zasnovan na KSML-u koji se koristi za elektronsku razmenu podataka. Iako je UBL prvenstveno dizajniran za EDI, može se koristiti i za druge poslovne aplikacije kao što su upravljanje dokumentima i radni tok.
IDoc
Standard srednjih dokumenata je prvi put razvilo telo Ujedinjenih nacija za standardizaciju 1980. IDoc-ovi se koriste za razmenu različitih vrsta informacija, kao i za integraciju različitih softverskih aplikacija, kao što su ERP i CRM sistemi.
EANCOM
EANCOM je kreiran kao podskup standarda EDIFACT. Prvobitno je napravljen za maloprodajnu industriju, ali se od tada proširio i danas se takođe koristi u zdravstvu, izdavaštvu, građevinarstvu i logistici.
RosettaNet
RosettaNet se uglavnom koristi između visokotehnoloških organizacija kao što su potrošačka elektronika i veliki proizvođači računara.
Top 7 EDI dokumenata za integraciju i automatizaciju (7 najčešćih EDI transakcija)
Kodovi EDI transakcija se razlikuju u zavisnosti od delatnosti, a lista EDI transakcija je veoma duga, sa stotinama različitih kodova. Postoji kod za svaku vrstu dokumenta u svakoj industriji – međutim, ne morate da znate ili koristite sve te transakcije. Sve zavisi od vaših posebnih potreba i potreba vaših poslovnih partnera. Hajde da sada pogledamo neke od najčešćih tipova EDI transakcija, koje obično koriste mnoge različite kompanije i industrije.
EDI 850: Narudžbenica (X12) / EDIFACT ORDERS / UBL nalog
Narudžbenica služi kao zahtev za određenu robu ili usluge od dobavljača ili prodavca. Obično je to prvi korak u poslovnoj razmeni i omogućava partnerima da bezbedno dele osetljive podatke kao što su cene, pošto su EDI transakcije šifrovane.
EDI 855: Potvrda narudžbenice (X12) / EDIFACT ORDRSP / UBL Odgovor na porudžbinu
Nakon narudžbenice sledi Potvrda narudžbenice, koja je dokument u kojem se navodi da se nalog za kupovinu može ispuniti i izvršiti.
EDI 856: Obaveštenje o otpremi/Manifest (X12) / EDIFACT DESADV / UBL Savet za otpremu
Ova EDI transakcija je takođe poznata kao EDI unapred obaveštenje o otpremi ili EDI ASN, i koristi se za obaveštavanje primaoca o pošiljci i opisivanje sadržaja pošiljke. Dokument se šalje pre nego što pošiljka stigne na odredište i obično ga koriste dobavljači, proizvođači, distributeri i trgovci na malo.
EDI 895 Potvrda o isporuci/povratu ili podešavanje (Ks12) / EDIFACT RECADV / UBL Potvrda prijema
EDI 895 šalje kupac da potvrdi ili izmeni sadržaj porudžbine direktno u prodavnicu i on u suštini dovršava porudžbinu. Poboljšava tačnost podataka informacija koje se razmenjuju između trgovinskih partnera.
EDI 895 Potvrda o isporuci/povratu ili podešavanje (Ks12) / EDIFACT RECADV / UBL Potvrda prijema
EDI 895 šalje kupac da potvrdi ili izmeni sadržaj porudžbine direktno u prodavnicu i on u suštini dovršava porudžbinu. Poboljšava tačnost podataka informacija koje se razmenjuju između trgovinskih partnera
EDI 810: Faktura (X12) / EDIFACT FAKTURA / UBL faktura
Račun se šalje od prodavca do kupca da zahteva plaćanje nakon prijema robe. Takođe potvrđuje količinu ili količinu primljene robe.
EDI 997: Funkcionalna potvrda (X12) / EDIFACT CONTRL / UBL Odgovor aplikacije
Koristi se kao odgovor na EDI 810 – fakturu – da obavesti prodavca ili dobavljača da je faktura uspešno primljena.
EDI 940: Nalog za otpremu u skladište
EDI 940 obično koristi dobavljač da uputi logističku firmu treće strane da pošalje pošiljku kupcu. Uključuje bitne podatke, kao što su šta treba poslati, kada i u kojoj količini.
EDI transakcije u različitim industrijama
Svaka industrija ima svoj skup EDI transakcija i zato je pouzdan EDI Gateway (EDI Pristupnik) važan za osiguravanje nesmetane komunikacije i efikasnog EDI prenosa među poslovnim partnerima. Pre nego što započnete komunikaciju sa partnerom, prvo morate da konfigurišete transformaciju dokumenta, što uključuje definisanje početnog formata. Na sreću, ovo je lako uraditi sa REDOK-om – samo treba da pratite uputstva koja smo pripremili za naše klijente.
Evo pregleda nekih od najčešćih načina na koje se EDI transakcije mogu koristiti u različitim industrijama.
Proizvodnja
Postoje određene industrije u kojima je elektronska razmena podataka čvrsto uspostavljena, a proizvodnja je jedna od njih. Ovo je zbog činjenice da je, istorijski gledano, većina proizvodnih kompanija povremeno imala poteškoća da održi nivoe zaliha u svom lancu snabdevanja. Bez EDI rešenja, teško je održati stabilno upravljanje lancem snabdevanja i, shodno tome, zadržati svoje trgovinske partnere srećnim. EDI vam takođe pomaže da integrišete različite formate datoteka i inženjerske datoteke.
Maloprodaja
Jedna od prvih industrija koja je automatizovala porudžbine i fakture bila je maloprodajna industrija. Nedavno su trgovci na malo morali da se prilagode povećanim zahtevima za isporuku i broju jedinica za čuvanje zaliha (SKU) koje obezbeđuju dobavljači direktne isporuke (DSD). Automatizacija DSD procesa uz pomoć EDI-ja može da ublaži zagušenje na zadnjim vratima prodavca i smanjiti vreme prijavljivanja. Ključni EDI dokument ovde je ASN (Napredno obaveštenje o otpremi). Zagušenja na zadnjim vratima prodavca mogu se ublažiti i vreme prijavljivanja može da se skrati automatizacijom DSD procesa pomoću EDI-ja. Američki proizvođači prehrambenih proizvoda otkrili su da elektronski ASN-ovi mogu da uštede vreme prijema do 60%. Korporacija sa 250 prodavnica mogla bi da uštedi 65.000 sati prijema godišnje ako bi samo 25% isporuka koristilo automatizovane ASN-ove. ASN može da obezbedi da svaka karika u lancu snabdevanja bude obaveštena o trenutnom stanju artikala, a provera robe na nivou palete nije ništa teža od provere na nivou pojedinačnog slučaja.
Transport i logistika
Organizacije uključene u globalni lanac snabdevanja koriste EDI sisteme od kasnih 1960-ih. Na primer, najveće transportne kompanije današnjice koriste EDI za pojednostavljenje prenosa dokumenata i B2B komunikacije, što smanjuje troškove i kašnjenja, poboljšava tačnost podataka i povećava zadovoljstvo kupaca. EDI u transportu i logistici pomaže da se obezbedi tačna i blagovremena isporuka svega, od narudžbine za kupovinu do potvrda otpreme, integriše sisteme upravljanja skladištem, maksimizira troškovno efikasnost tendera za utovar i obezbedi poštovanje ugovora. Mogućnost brzog skaliranja je imperativ u ovoj industriji. Modernizovani EDI sistemi daju organizacijama kontrolu koja im je potrebna za poslovanje sa kupcima i trgovinskim partnerima. Ovi vitalni transferi podataka između preduzeća moraju biti standardizovani, automatizovani, na odgovarajući način integrisani i pojednostavljeni. Bez ove četiri osnovne komponente, logistička preduzeća mogu imati problema.
Automobilizam
EDI je u upotrebi u automobilskoj industriji više od četrdeset godina. Globalna priroda automobilske industrije znači da je za proizvođače automobila ključno da budu u mogućnosti da brzo uključe svoje dobavljače, gde god da se nalaze u svetu. Današnje proizvodne linije automobila zavise od efikasne razmene poslovnih dokumenata između proizvođača automobila i njihovog lanca snabdevanja. „Toyota proizvodni sistem“ poslužio je kao osnova za nekoliko najboljih praksi, uključujući Just-In-Time (JIT) (Tačno na vreme) i Lean Manufacturing. Mnoge proizvodne linije širom sveta zavise od JIT i Lean Manufacturing procedura kako bi funkcionisale nesmetano, a EDI nudi brzo i efikasno rešenje za prenos poslovnih dokumenata kao podršku ovim proizvodnim operacijama. Da bi JIT i Lean Manufacturing proizvodni procesi bili uspešni zahtevaju pružanje vidljivosti nivoa zaliha i upozorenja kada se očekuje da pošiljke stignu na proizvodnu liniju.
Prerada hrane
EDI automatizuje i standardizuje dokumente kao što su narudžbenice (EDI 850) i fakture (EDI 810) između vas i vaših dobavljača, pružajući vam moć da uvek znate gde se nalazi vaš proizvod. Elektronska obrada vaših narudžbina znači da će proizvod brže stići do potrošača, eliminišući strah od nedostatka zaliha ili prevelikih zaliha za vašeg kupca. Veoma važna uloga EDI-a u industriji hrane i pića je poboljšanje vidljivosti i sledljivosti. Incidente izazvane hranom, poput izbijanja E. coli, i dalje su na naslovnicama. Pored očigledne štete po zdravlje ljudi, ovo šteti ugledu ugostiteljskih preduzeća, posebno kada se incident ne reši brzo. Ako restoran ne može da identifikuje izvor kontaminirane hrane, izbijanje se pogoršava. ASN olakšavaju praćenje svega do njegovog izvora, što pomaže dobavljačima hrane da bolje izoluju i kontrolišu epidemije i povlačenje proizvoda.
Vlada
Termin „e-uprava“ postao je sinonim za modernu i efikasnu administraciju. Nova tehnologija čini pristup javnim organima lakšim, a korišćenje javnih usluga efikasnijim. Trenutno se ovo odnosi na proizvođače i dobavljače čije će fakture uskoro biti prihvaćene samo u digitalnom formatu. U zavisnosti od zemlje definisani su različiti pristupi i formati podataka. Sa EDI-jem, arhiviranje podataka koje je propisano zakonom takođe može da se obavi automatski. U državnom sektoru, EDI tehnologija se koristi za smanjenje ljudskih grešaka i troškova rada u celom lancu snabdevanja koji uključuje proizvođače, dobavljače, kupce, izvođače radova i prodavce, između ostalih. Mogućnost vlada da dostave carinsku dokumentaciju putem EDI-ja takođe je donela pozitivne promene u poslovima uvoza/izvoza.